Mit kell tudni az adminisztratív munkakör hierarchiájáról

Adminisztratív munkakör hierarchia

Érted az adminisztratív munkakör hierarchiát?



Még azok az emberek is, akik évek óta a közigazgatási területen vannak, időnként kissé zavarosnak találhatják a munkakörök, a szervezeti felépítés és a különböző felelősségek összetett hálóját. Tapasztalt rendszergazdák kérdéseket tehetnek fel maguknak, például:

  • Milyen különböző dolgokat csinálnak általában az adminisztratív tisztviselők és a felügyeleti felügyelők? (A tisztek általában a folyamatokat irányítják, míg a felügyelők a folyamatokat, de más alkalmazottak is.)
  • Mi a különbség egy Irodai rendszergazda és Office-kezelő ?
  • Ügyvezető rendszergazda ügyvezető szintű rendszergazda, vagy valaki, aki adminisztrál a vezetőknek? (Általában a vezetőknek adnak adminisztrációt.)

(- Többet ne csináljon Az asszisztens - az első számú ingyenes heti hírlevél, amelyet asszisztensek készítettek az asszisztensek számára.)

A kérdések folytatódnak. Végül az adminisztratív munkakörök titokzatos rendszere arra késztetheti a szakembereket, hogy megkérdőjelezzék, hol helyezkednek el saját címeik az általános tájban. Hasonló dilemma okozhatja az álláskeresőket, akik azon gondolkodnak, hogy mely adminisztratív munkaköröket célozzák meg pályafutásuk során.



Zavart az adminisztratív munkakör hierarchiában

Tisztázzuk az adminisztratív munkakör hierarchiát! Itt van minden, amit tudnia kell ahhoz, hogy megértse a rendszergazdai címek különböző szintjeit, és értelmezze a címek jelentését is.

Megjegyzés a kezdés előtt: Az alábbi munkakörök, felelősségi körök és elvárások több szinten jelenhetnek meg. Például az Office menedzser lehet belépő szintű beosztás egy vállalatnál és magas szintű beosztás egy másik vállalatnál, amelynek igényesebb irodai igényei vannak. Ezenkívül ne feledje, hogy ez a lista sok, de minden bizonnyal nem minden adminisztratív munkakört tartalmaz, amelyekkel találkozni fog.



Belépő szintű adminisztrációs munkacímek

Belépő szintű adminisztratív munkakörök

  • Irodai koordinátor
  • Irodai adminisztrátor
  • Irodai asszisztens
  • Irodavezető
  • Hivatalnok
  • Front-Desk Assistant
  • Adatbeviteli ügyintéző
  • Adatbeviteli szakember
  • Osztály koordinátor
  • adminisztrációs koordinátor
  • Adminisztratív asszisztens
  • Adminisztratív szolgáltatások asszisztense
  • Adminisztratív segítség
  • Adminisztratív munkatárs
  • Adminisztrátor
  • Junior adminisztratív asszisztens
  • Események rendszergazdája
  • Recepciós
  • Irattáros
  • Személyi asszisztens

Belépő szintű adminisztrátor munkaköri feladatok

A belépő szintű rendszergazdák általában mindenből csinálnak egy kicsit. Lehet, hogy egy lassú nap áll rendelkezésükre az akták rendezésében és a dokumentumok elkészítésében, majd másnap munkába jönnek, hogy megtalálják a beérkező leveleket, tele változatos kérésekkel az alkalmazottak minden iroda körül.

Az alkalmazottak bármiféle támogatást keresnek az adminisztrátoroktól. Az ezekben a pozíciókban lévő emberek minden szükséges feladatot elvégeznek az iroda körül, segítve az alkalmazottakat a lehető legjobb munkában és az iroda lehető legzökkenőmentesebb működését.

Bármely belépő szintű rendszergazda valószínűleg a következőket találja:

  • Irodai kommunikáció kezelése - szervezeti telefonhívások, e-mailek és hagyományos levelek terjesztése
  • Irodai szolgáltatások karbantartása, beleértve az informatikai erőforrásokat és létesítményeket (ide tartozik a műszaki kérdések és a szolgáltatási igények kitöltése.)
  • Az osztályok közötti együttműködés az események és kezdeményezések megtervezésében
  • Utazási tervek összehangolása, útitervek készítése és foglalás lefoglalása
  • Naptárak ütemezése és kezelése
  • Kapcsolattartói listák vezetése
  • Iroda megtartása iktató rendszer annak érdekében
  • Irodai érdekek képviselete a külső munkatársakkal, beleértve az eladókat, tanácsadókat és ügyfeleket
  • Számlák készítése
  • Irodai kellékek nyomon követése és megrendelése
  • Gondoskodás irodai falatok és egyéb juttatások
  • Szükség szerinti támogatás nyújtása az igazgatók, vezetők és vezetők számára
  • A megosztott irodahelyiségek szervezetten tartása
  • Bejövő és kimenő csomagok és levelek kezelése

A sokféle felelősségi kör megfelelő kezeléséhez a belépő szintű rendszergazdáktól általában elvárják, hogy:

  • Felismerni és válaszolni a lehetséges problémákra
  • Kezdeményezzen a problémák önálló és kreatív megoldása érdekében (A lehető leghatékonyabb működés érdekében a belépő szintű rendszergazdáknak képesnek kell lenniük döntések meghozatalára és a kérdések kezelésére anélkül, hogy bárki mástól megkövetelnék a hozzájárulást.)
  • Hatékonyan és tisztelettel kommunikálhat a belső és külső érdekelt felekkel, különböző formátumokban
  • Stratégiailag kezelni az időt
  • Többfeladatos és gyorsan váltogatható feladatok elvégzése a különféle alárendelt feladatok elvégzéséhez anélkül, hogy bármi átesne a repedéseken
  • Szervezze és dolgozza fel az információkat, miközben a fizikai elemeket és projekteket is nyomon követi a termelékenység maximalizálása érdekében
  • Őrizze meg a nyugalmat, ha a dolgok rosszra fordulnak
  • Legyen mindig gyors és felkészült
  • Ne feledje a legfontosabb részleteket, amikor többen szóbeli, kézzel írott és e-mailes kéréseket nyújtanak be a nap folyamán
  • Gyorsan, de pontosan dolgozzon

Középszintű adminisztratív munkakörök

Középszintű adminisztratív munkakörök

  • Adminisztratív asszisztens
  • Irodavezető
  • Executive Assistant
  • Operations Manager
  • Adminisztratív szolgáltatások menedzsere
  • Adminisztrációs támogatás menedzser
  • Igazgatási támogatási szakember
  • Események rendszergazdája
  • Személyi asszisztens
  • Szolgáltatás rendszergazda
  • Utazási koordinátor
  • Adminisztratív szakember
  • Ügyvezető adminisztratív asszisztens
  • Ügyvezető titkára
  • Üzleti menedzser
  • Üzleti adminisztrátor
  • Szolgáltatáskezelő
  • Igazgatási technikus
  • Személyzeti asszisztens
  • Ütemező
  • Egységsegéd

Középszintű adminisztrátor munkaköri feladatok

A belépő szintű rendszergazdákhoz hasonlóan a középszintű adminisztrátorok is mindent elkövetnek. (Mit mondhatnánk; úgy tűnik, hogy ez az adminisztratív terület jellemzője.) Azonban nem úgy mint belépő szintű adminisztrátorok, középszintű adminisztrátorok általában valamivel kevesebb, de sokkal speciálisabb feladatot látnak el, például kezelik a bérszámfejtést. A középszintű adminisztrátorokat gyakran meghívják, hogy vegyenek részt nagy misszióvezérelt vállalati projektekben, ideértve a vállalati kultúrával kapcsolatos kezdeményezéseket, az alkalmazottak jutalmazási programjait és a stratégiai újrarendezéseket.

Ezen túlmenően, ha az adminisztrátorok a belépési szintről a középszintre lépnek, elegendő tapasztalatot szereznek ahhoz, hogy megtervezzék és megvalósítsák saját irányelveiket a vállalati működés javítása érdekében.

Bármely középszintű rendszergazda valószínűleg magára talál:

  • Irodai irányelvek végrehajtása és a meglévő folyamatok fejlesztésének stratégiai meghatározása
  • A vállalati kultúrával és a munkavállalók wellnessével kapcsolatos kezdeményezések fejlesztése
  • Kritikus biztonsági eljárások végrehajtása, beleértve a kiürítési tervek, gyakorlatok lebonyolítását és az épületbiztonság felállítását
  • Bérszámfejtés kezelése
  • Iroda tervezésének és elrendezésének fejlesztése
  • Új alkalmazottak be- és kiszállása
  • Az üzemeltetési feladatok kezelése, beleértve az alkalmazottak jutalmának kezelését, a parkolást és az épület karbantartását
  • A vezetők közvetlen segítése
  • Események és találkozók megtervezése
  • Az utazás koordinálása
  • Naptárak ütemezése és kezelése
  • Jelentések készítése és néha bemutatása
  • Egyéb irodai támogató személyzet felügyelete
  • Könyvek és nyilvántartások vezetése
  • Számlázási folyamatok tulajdonosa
  • A vállalat információszervezésének és architektúrájának meghatározása
  • Rendszeres kapcsolattartás az ügyfelekkel, az eladóval, az épület vezetésével és az alkalmazottakkal
  • Nagyobb irodai projektek, például felújítások, telepítések és irodai tervezési kezdeményezések futtatása
  • Irodai költségvetés és pénzügyi adminisztráció kezelése, a költségek kezelésétől a folyamatok végrehajtásáig
  • A szerződések tárgyalása és nyomon követése
  • Panaszok meghallgatása (és azokkal kapcsolatos kérdések megoldása)
  • Az alkalmazottak konfliktusainak megoldása

Többfeladatos adminisztrációs asszisztens

A sokféle felelősségi kör megfelelő kezeléséhez a középszintű adminisztrátoroktól általában elvárják, hogy:

  • Függetlenül dolgozzon ki életképes megoldásokat a problémákra, ahogy azok felmerülnek
  • Használja ki az összes kereskedelmi eszközök a folyamatok javítása és megerősítése érdekében
  • Gondolkodjon stratégiailag, és biztosítsa a vezetők számára a nagy kép nagyszerű irányítását
  • Kecsesen kezelje a nyomást, hogy folyamatosan megbízható erőforrás maradjon a menedzsment számára
  • A munkát a cég missziójához igazodva helyezze előtérbe
  • Mindig alkalmazzon diszkréciót, hogy megbízható őrzője legyen a bizalmas információknak
  • Hatékonyan továbbítsa az üzeneteket különböző közönségek számára, különböző formátumokban
  • Tárgyalás és hálózat létrehozása előnyös és kielégítő kapcsolatok kiépítéséhez
  • Használja ki az érzelmi intelligenciát, hogy harmonikusan és hatékonyan működjön együtt másokkal
  • Alkalmazza az elemzési készségeket a legfontosabb üzleti döntések megismeréséhez
  • Megérteni és értelmezni az elvont (kapcsolatok) és a műszaki (készletkezelés) irodai felelősséggel kapcsolatos összetett információkat
  • Alkalmazkodjon a változó igényekhez és felelősségekhez
  • Vezessen másokat és delegáljon feladatokat
  • Irányítsa a projekteket és a munkafolyamatokat a kezdeményezéstől a befejezésig
  • Nagy és kicsi fogási részletek
  • Hallgassa meg, ösztönözze és alkalmanként biztosítson munkahelyi „terápiát”

(- Többet ne csináljon Az asszisztens - az első számú ingyenes heti hírlevél, amelyet asszisztensek készítettek az asszisztensek számára.)

Magas szintű adminisztratív munkakörök

Magas szintű adminisztratív asszisztens

  • Irodavezető
  • Executive Assistant
  • Vezető ügyvezető asszisztens
  • Senior Personal Assistant
  • Adminisztratív főnök
  • Igazgatási igazgató
  • Igazgatási szolgáltatások igazgatója
  • Üzemeltetési vezérigazgató
  • műveleti igazgató
  • Senior recepciós
  • Közösségi kapcsolattartó
  • Boldogságvezető
  • Főtisztviselő

Magas szintű adminisztrátor munkaköri feladatok

A többi rendszergazdához hasonlóan a magas szintű rendszergazdák is időről időre mindezt elvégzik. Magas szintű pozíciókban azonban a középszint körül elkezdtük látni a hangsúlyt még mélyebbé. A magas szintű adminisztrátorok általában több időt töltenek konkrét vezetőknél vagy üzleti folyamatokon. A gyakorlott rendszergazdák idejük nagy részét azzal töltik, hogy biztosítsák a fókuszterület sikerét, és jóval kevesebb időt töltsenek szét részenkénti problémákra, kisebb vészhelyzetekre és egyéb kis léptékű adminisztratív feladatokra.

Bármely magas szintű rendszergazda valószínűleg magára talál:

  • Vezető munkatársként szolgál az irodában
  • Az egyetlen kapcsolattartó az eltérő irodai csapatok között a vállalat egészére kiterjedő kezdeményezések, politikák és folyamatok kidolgozása és végrehajtása során
  • Új üzleti kezdeményezések és stratégiai projektek elősegítése, sőt vezetése
  • Tanácsadás a teljes részlegek működésének és munkafolyamatainak javítása érdekében
  • Különféle stratégiai humánerőforrás-funkciók ellátása a munkavállalók felvételével, megtartásával és a politika kialakításával kapcsolatban
  • Más osztályvezetők és vezetők irányítása
  • A vállalati erőforrások legjobb felhasználásának meghatározása
  • A vállalati érdekeltek tájékoztatása a legfontosabb frissítésekről és fejleményekről
  • A teljes adminisztratív támogató csapat és gyakran más csapatok irányítása és irányítása
  • Célok kitűzése az egész vállalat és az egyes csapatok számára
  • A mindennapi működéssel kapcsolatos dolgok felügyelete
  • Üzletfejlesztési lehetőségek kiaknázása
  • Kulcsfontosságú külső stratégiai üzleti kapcsolatok fenntartása
  • A másodvezetői szolgálat a kulcsfontosságú vezetők számára, és számtalan felelősség vállalása ezen a kapacitáson belül

A sokféle felelősségi kör megfelelő kezeléséhez a középszintű adminisztrátoroktól általában elvárják, hogy:

  • Több éves tapasztalattal és igazolt sikerekkel rendelkezik adminisztratív vagy vezetői minőségben
  • Mutassa be azokat a stratégiai és kritikus gondolkodási készségeket, amelyek rivalizálnak az általuk alkalmazott vezetőkével
  • Rendeljen természetfeletti szemet a részletekért; ezek az emberek emlékeznek mindenki nevére, minden esedékességi dátumra, valamint az irányelvek és folyamatok minden kulcsfontosságú pontjára
  • Kommunikáljon bárkivel és mindenkivel az eredmények elérése érdekében
  • Addig manipulálja az idejüket, amíg úgy tűnik, hogy több órájuk lesz egy nap alatt
  • Mutassa be a befektetői szintű elkötelezettséget a vállalat küldetése iránt
  • Rendelkezzen a folyamatok javításával és a munkafolyamatok olyan irányításával, amely elősegíti a hatékonyságot és a jóindulatot
  • Minden szinten és minden részleg alkalmazottai kedvelik és tisztelik őket
  • Vegyen át minden eredményt, még azokat is, amelyek közvetlenül nem érintik a mindennapi munkát

(- Többet ne csináljon Az asszisztens - az első számú ingyenes heti hírlevél, amelyet asszisztensek készítettek az asszisztensek számára.)

Ha adminisztrációs területen jár (főleg, ha munkákat böngész), biztosak vagyunk benne, hogy találkozott az adminisztratív munkakörök megfelelő arányával. Szeretnénk intelligenciáját az adminisztratív munkakör hierarchiában. Mondja el, mely címek hiányoztak, és ossza meg az alábbi betekintést!

Külön köszönet O * NET OnLine , amelyet az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma szponzorált, a foglalkoztatási információk csodálatos adatbázisának megőrzéséért.