Sajátítsa el a leggyakoribb vezetői asszisztensi feladatokat

Sajátítsa el a leggyakoribb vezetői asszisztens feladatokat

Gratulálunk, hogy ügyvezető asszisztenssé (EA) vált! (Ha még mindig koncertet keres, gratulálok a jövőben.) Készen áll arra, hogy minden ügyvezető asszisztensei feladatot kegyelemmel és nyugalommal szögezzen le? Készen áll arra, hogy menedzserei sírjanak, féltve a kiválóságtól? Oké; talán kissé elragadunk, de mikor bántott valaha valaha egy kis ambíció?



Táplálja saját EA-törekvéseit a vezetői asszisztensek leggyakoribb feladatai megértésének és elsajátításának útmutatójával.

Vezetői asszisztens feladatai

Az alábbi felelősségek mind 2018-ból származnak Az ügyvezető asszisztens jelentése (SOTEAR), amely az Egyesült Államok 34 különböző iparágában dolgozó 417 vezető asszisztens közvetlen visszajelzését tartalmazza.

Csoportosítottuk a felelősségeket a legáltalánosabbaktól - a válaszadók legnagyobb százaléka szerint - a legkevésbé. Így dolgozhat a közös feladatok elsajátításán, azokon a dolgokon, amelyekkel valószínűleg találkozni fog bármely Executive Assistant szerepkörben, majd onnan lefelé haladva.



Naptárak kezelése és ütemezése

Az ügyvezető asszisztensek 96% -a jelenti ezt

Az ügyvezető asszisztens feladatai közé tartozik a naptárkezelés

Szögezze le: Mester ütemezés és naptárkezelés szervezettséggel.

Ha csak egy dologra emlékszik: Fejlesszen ki egy rendszert az információk rendszerezésére, és tartsa az információk legfelsőbb részét, amikor megérkezik. Például, amint értekezlet-kérést kap az ügyvezetőjéhez, dolgozza fel és rögzítse, hogy a rendszere tovább működjön (és véletlenül ne duplázza meg a foglalási időket, ne felejtse el a fontos eseményeket stb.).



Miért a szervezés az ütemezés és a naptárkezelés kulcsa?

Az összes szabályt megszegjük, és kérdéssel válaszolunk. Mi a közös ebben a három felelősségben?

  • Több emberrel és ütemtervekkel együttműködve összeállítani az ütemezéseket
  • Értelmes naptárfrissítések küldése
  • Soha ne foglaljon kétszer egy fontos ügyfelet

Valószínűleg sok a közös bennük, de mi arra törekszünk, hogy mindannyian sok információ ismeretét és feldolgozását igénylik, beleértve a dátumokat, időpontokat, neveket és egyebeket. Az információk feldolgozásának legjobb módja az, ha először rendszerezi az információkat. Valaki soha nem tudná ellátni ezeket a feladatokat, ha még nem fejlesztett volna ki valamilyen rendszert az ütemtervek és naptárak rögzítésére és rendszerezésére.

Vállaljon egy naptárkezelési és ütemezési folyamatot, és tartsa be magát. Összeszedtünk néhányat kifejezetten erről szóló tippek . Tartalmazzák:

  • Színkódolás
  • A munkaidő letiltása csak a naptárak és menetrendek kezelése érdekében
  • Hasznos naptári eszközök használata

Mielőtt elkezdené a listánkat, iratkozzon fel a Az asszisztens , az ingyenes heti hírlevél olyan gondozott információkkal, amelyek annyira hasznosak, hogy az EA-k azt mondják, hogy nem tudják, megosztják-e ismerőseikkel, vagy megtartják-e maguknak a titkokat. Tippeket és intelligenciát kaphat, mint például az alábbiak, amelyeket minden héten egyenesen a postaládájába juttat.

Utazás koordinálása

Az ügyvezető asszisztensek 92% -a erről számol be

Az ügyvezető asszisztens feladatai közé tartozik az utazás megtervezése

Szögezze le: Az utazási koordináció szempontjából kulcsfontosságú a hatékonyság és a következetesség.

Ha csak egy dologra emlékszik: Hagyja abba a kerék (vagy ebben az esetben az útvonal) feltalálását minden alkalommal, amikor koordinálnia kell az utazást. Használat sablonok helyette.

A sablonok gyorsabbá, hatékonyabbá és következetesebbé teszik az utazás tervezését. Ez mind a tervező, mind az utazó számára győzelem.

Te is létrehoz egy folyamatot hogy kövesse minden alkalommal, amikor meg kell terveznie egy utazást. Megfontolhatja például:

  • Az egyes utazásokhoz használni kívánt utazási szolgáltatók kiválasztása
  • Ellenőrzőlisták készítése annak biztosítására, hogy ne hagyjon ki részleteket
  • Idővonalak meghatározása, hogy tudd, mikor mit kell csinálni

Esemény tervezés

Az ügyvezető asszisztensek 90% -a erről számol be

Az ügyvezető asszisztens feladatai közé tartozik az események tervezése

Szögezd le: Hagyd, hogy a közönség megtanítsa, hogyan lehet csodálatos eseménytervező.

Ha csak egy dologra emlékszik: Fokozza a rendezvénytervezési készség visszajelzést kérve az eseményeit látogató emberektől.

Visszajelzés kérése az esemény résztvevőitől működik, mert, mint Bill Gates egyszer azt mondta, „Mindannyiunkra szükség van olyan emberekre, akik visszajelzést adnak nekünk. Így fejlődünk. ”

A résztvevők visszajelzései az egyetlen módja annak, hogy rávilágítson néhány olyan égető kérdésre, amely biztosan felmerül az események tervezésekor, például:

  • Kaptam elég ételt?
  • Túl szűk volt a hely?
  • Túl hangos volt a zene?
  • Érdemes volt a hangszóró?
  • Túl közel voltak egymáshoz ezek a székek?
  • Unalmas volt a formátum?

Minél több kérdést tesz fel, annál többet fog megtudni, és az eseményei annál jobbak lesznek.

Titkári feladatok, ideértve a telefonhívások kezelését, átirányítást stb.

Az ügyvezető asszisztensek 73% -a jelenti ezt

Az ügyvezető asszisztens feladatai közé tartozik a telefonos beszélgetés

egészséges harapnivaló édesszájú

Szögezd le: A kommunikációs készségek segítenek minden titkári feladatod teljesítésében.

Ha csak egy dologra emlékszik: Folyamatosan törekedjen kommunikációs képességeinek fejlesztésére; ettől minden telefonhívás és minden interakció gördülékenyebb és produktívabb lesz.

Ha az élet aranyszabálya általában az, hogy „úgy bánj másokkal, ahogy szeretnéd, hogy veled bánjanak”, akkor a kommunikáció aranyszabálya az, hogy „beszélj másokkal úgy, ahogy szeretnéd, ha veled beszélnének”. Ez azt jelenti, hogy valamilyen egyszerű empátiát gyakorolunk. Ha valakivel telefonál, kérdezze meg magától:

  • Mi kell ennek a személynek?
  • Hogy érzi magát ez a személy?
  • Mit tehetek ennek a személynek?

A legtöbb kérdésre egyszerűen hallgatással talál választ.

Személyes asszisztens feladatai

Az ügyvezető asszisztensek 71% -a jelenti ezt

Az ügyvezető asszisztens feladatai közé tartozik néhány személyes asszisztens munka

Szögezd le: A főnökök szeretik azokat a személyes asszisztenseket, akik előre látják az igényeket és problémákat.

Ha csak egy dologra emlékszik: Figyeljen a múltra és vizualizálja a jövőt.

Fontolja meg a múltban történt dolgokat, hogy megalapozott találgatásokat tegyen a jövőről. Lehet, hogy nem mindig vagy helytálló, de jobb lesz minden alkalommal, amikor megpróbálod előre látni a jövőt.

Képzelje el például, hogy ezek az események már megtörténtek.

  • Egy adott ügyfél lemondott egy értekezletet, amelyen a főnöke izgatott volt.
  • Ugyanaz az ügyfél hívott titeket, mert éppen „áthaladt a városon”. Fel kellett állítania egy rögtönzött értekezletet.
  • A rögtönzött találkozó nem sikerült jól, mert a főnököd szeret felkészülni.

Ebben a helyzetben bemutathatja az előrejelzési készségeket úgy, hogy havi bejelentkezési hívásokat vagy e-maileket ütemez be az adott ügyféllel. Megkérdezheti tőle, hogy hamarosan jön-e a városba, vagy kétszer is megerősítheti, hogy részt vesz-e a naptár bármely meglévő találkozóján.

(- Többet ne csináljon Az asszisztens - az első számú ingyenes heti hírlevél, amelyet asszisztensek készítettek az asszisztensek számára.)

Field Tech kérések

Az ügyvezető asszisztensek 58% -a jelenti ezt

Az ügyvezető asszisztens feladatai közé tartozik a tech / informatikai munka

Szögezd le: Fogadd el azt az igazságot, hogy az Executive Assistants sok technikai hibaelhárítást kezel.

Ha csak egy dologra emlékszik: Készüljön fel a technikai balesetekre.

Néhány technológiai nehézség valószínűleg elkapja a figyelmét, ha új a munkája, de ez rendben van. Kezdje nyomon követni az emberek által Önhöz intézett kéréseket és problémákat. Használja „kutatását” trendek, például a tíz legfontosabb probléma feltárására. Jegyezze fel, hogyan oldotta meg sikeresen az egyes problémákat, és a megoldásait alakítsa át egy kis utasításlapra. Amikor bárki felkeresi Önt az egyik problémával, akkor egyszerűen elküldheti e-mailben az utasításlapot. (Lehet, hogy fel is teszi a cég weboldalára vagy intranetére, ha erre lehetőség van!)

További tippek:

  • Keressen egy online forrást, amelyre hivatkozhat, ha valaki megbuktatja. Felkutathatja például a fő irodai elektronika gyártóit. Írja le az ügyfélszolgálat forródrótjait vagy online súgó linkjeit, hogy tudja, hol keresse a választ, ha problémák merülnek fel.
  • Kérjen meg bárkit az irodában, aki rendelkezik számítógépes ismeretekkel, hogy szerepeljen a névjegyzékében. Ez egyszerűen azt jelenti, hogy jól vannak abban, hogy gyűrűt adsz nekik, ha segítségre van szükségük a szakértelemnek megfelelő problémához

Műveleti feladatok, ideértve az előnyöket, a parkolást és a karbantartást

Az ügyvezető asszisztensek 56% -a jelenti ezt

Kérjen munkavállalói visszajelzést

Szögezze le: Hagyja, hogy az alkalmazottak irányítsák a működési stratégiát.

Ha csak egy dologra emlékszik: Ha kétségei vannak, beszéljen az alkalmazottakkal.

Műveleti vezetők tudják, hogy sokat tanulhatnak csak az alkalmazottakkal való beszélgetés révén. Azok az ügyvezető asszisztensek, akik jó munkát akarnak végezni a jutalmak kezelésében, beszélhetnek az alkalmazottakkal is, hogy tájékoztassák stratégiájukat.

Emberi erőforrásokkal kapcsolatos feladatok, beleértve a beszállást / kiszállást)

Az ügyvezető asszisztensek 51% -a jelenti ezt

Az ügyvezető asszisztens feladatai közé tartozik a fedélzeti beszállás

Szögezze le: Hozza ki a legtöbbet az alkalmazottakkal folytatott első és utolsó interakcióból.

Ha csak egy dologra emlékszik: A beszállás és a kiszállás egyaránt tanulási pillanat.

Beszállás tanulási pillanatot mutat be alkalmazottak .

Ez azt jelenti, ahogy azt ajánlotta HR technológus , hogy meg kell erősítenie és egyértelművé kell tennie a vállalati kultúrát. Kezdje a beszállási foglalkozásokat azzal, hogy elmagyarázza, mit jelent számodra a vállalati kultúra. Fontolja meg, hogy meséljen egy olyan helyzetről vagy eseményről, amikor a vállalata kultúrája a való életben megnyilvánul.

Offboarding bemutatni egy tanulási pillanatot arra a te céged .

Ez azt jelenti, hogy meg kell tudnia, hogy a távozó alkalmazottak hogyan viszonyulnak a vállalathoz. Mi tetszett / nem tetszett nekik? Miért mennek? Tanuld meg, mit tudsz ebben a pillanatban; a távozó alkalmazottaknak nincs oka nem őszinték lenni.

Irodai tervezési / elrendezési feladatok

Az ügyvezető asszisztensek 46% -a jelenti ezt

Az ügyvezető asszisztens feladatai közé tartozik az irodai tervezés

Szögezd le: érezd jól magad!

Ha csak egy dologra emlékszik: Minden iroda különböző tervezési igényeket igényel. Ha figyelembe veszi vállalatának egyedi szempontjait, és jól érzi magát, amikor terveket és elrendezéseket tervez, akkor létrehozhat egy mindenki által szeretett irodai kialakítást.

Nézz meg néhányat irodai dekor ötletek .

(- Többet ne csináljon Az asszisztens - az első számú ingyenes heti hírlevél, amelyet asszisztensek készítettek az asszisztensek számára.)

Bérszámfejtés

Az ügyvezető asszisztensek 16% -a jelenti ezt

Az ügyvezető asszisztens feladatai közé tartozik a bérszámfejtés

Szögezze le: Válasszon egy rendszert, amely megfelel az ütemezésének.

Ha csak egy dologra emlékszik: Az alkalmazottaknak fizetést kell kapniuk; győződjön meg róla, hogy megkapják a fizetésüket, ha megtalálnak egy ütemtervnek megfelelő bérszámfejtési rendszert.

A bérszámfejtés olyan, mint az élelmiszerboltok vásárlása, a ház takarítása vagy bármilyen más házimunka. még soha nincs kész. Soha nem csak 'végzett' a bérszámfejtéssel. Újra és újra kezelnie kell, és nem lehet egyszerűen 'kiütni egy hónapot' egy nap alatt, ha nyaralni megy. Ennek ellenére legyen reális a menetrendigényeivel kapcsolatban, ha a bérszámfejtést fogja kezelni.

Vezetői asszisztensként lehet, hogy sokat utazik. Ha ez a helyzet, akkor tegye, amit a Nevezetesen a blog ajánlja és talál egy felhőalapú bérszámfejtési rendszer bárhonnan bármikor hozzáférhet.

Tipp: Ha olyan vagy, mint a legtöbb EA, és elfoglaltságod várható, akkor válaszd az automatizált bérszámfejtési rendszer hogy leveszi a tányérjáról a bérszámfejtés ismétlődő stresszét.

Mit gondol ezekről az ügyvezető asszisztens feladatokról? Tudassa velünk az alábbi megjegyzésekben!