16 tagadhatatlan készség a legjobb adminisztratív asszisztensektől 2021-ben

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

A csillagos adminisztrációs asszisztens a cég titkos fegyvere lehet.



Az „adminisztrációs asszisztens” korábban szinonimája volt az ütemezésnek, a könyvelésnek és az utazás megszervezésének. Ma nem így .

Noha ezek a funkciók még mindig a munka fontos részét képezik, manapság az adminok sokkal többet bíznak meg. Az adminisztrátorok gyakran vállalják az élvonalbeli stratégiai funkciókat, amelyek hagyományosan a HR-re vagy a műveletekre vonatkoznak - például új alkalmazottak felvétele és rendezvények megtervezése.

A modern rendszergazdáknak gyakran azt a feladatot is megadják, hogy mind a házon belüli, mind a távoli vállalati kultúrát egy munkavállalói elismerő szoftver mint Összeszerelés - ami ingyenes.



A pozitív irodai kultúra fenntartása egyre fontosabb a legfontosabb tehetségek toborzása és megtartása szempontjából, alkalmazottak bevonása , és arra ösztönzi őket, hogy a lehető legjobban teljesítsenek. Egy vállalat rendszergazdája nagyon gyakran feladata a kultúrával kapcsolatos feladatok, például a telephelyen kívüli tervezés, a menedzsment jutalmak, mint az irodai harapnivalók , és általában az irodai hangulat fenntartása.

Amikor rájön a dolog, az adminisztrátoroktól elvárják, hogy a dolgok zökkenőmentesen működjenek, függetlenül attól, hogy mire van szükség. Gondolj rájuk úgy, mint a baseball „hasznossági játékosára”. Jacks and Jills-of-all-szakmák, várhatóan magas színvonalon teljesítenek rengeteg különböző helyzetben.

(- Többet ne csináljon Az asszisztens - az első számú ingyenes heti hírlevél, amelyet asszisztensek készítettek az asszisztenseknek.)



wallace és gromit juhok

Tehát van értelme, hogy a mai rendszergazdáknak széles körű készségekre van szükségük ahhoz, hogy sikeresen teljesítsék ezt a kihívást jelentő szerepet.

De mik azok az adminisztratív készségek listája? És mi választja el a jó adminokat a nagyoktól? Mely szakmai továbbképzési ötleteket kell követnie az adminisztrációs asszisztensek számára?

Pontosan ezt kérdeztük a rockstar adminok közösségétől. Itt vannak az adminisztrációs asszisztens készségei, amelyek valóban fizetik a számlákat.

Nemrégiben 1273 vezető asszisztenst vizsgáltunk meg az államvezető asszisztens állapotú Facebook csoportunkban, és ezt megállapítottuk hétfő.com volt a kedvenc termelékenységi eszközük.

Tartalomjegyzék

1. Az összes erőforrás ismerete

Ha Ön adminisztrációs asszisztens, akkor mindenki mindig arra számít, hogy minden problémára megoldást talál, vagy minden igényt kielégítenie kell egy eszközzel.

A kiemelkedő rendszergazdák megelőzik a kéréseket azáltal, hogy adatbázisban vagy Excel fájlban tárolják a hasznos eszközöket és az erőforrásokat.

Indítsa el saját listáját néhány kedvenc admin titkos fegyverünkkel.

Az asszisztens : Fontolja meg ezt a heti freemium hírlevelet, amely az összes erőforrás, köztük a hasznos szoftverek és az időtakarékos technológia megismeréséhez szolgál. Legyen naprakész azáltal, hogy minden héten összesít egy forrást, amelyet ezüsttálon (más néven szépen formázott e-mailben) szállítanak Önnek. Iratkozzon fel ingyen itt!

Egyéb hasznos források:

2. Kreatív problémamegoldás

Ha meg akarja tanulni, hogyan lehet jó adminisztrációs asszisztens 2021-ben, akkor a problémamegoldásnak szerepelnie kell az eszköztárában. Mivel az Admin fő feladata, hogy a dolgokat pontosabban tartsa, a problémamegoldás elengedhetetlen készség. Mivel a távmunka és a rugalmas ütemterv egyre növekszik, a mai modern munkahely új típusú kreatív gondolkodást követel meg, hogy minden zökkenőmentesen működjön.

Chelsea Hnat, a női vezetők előmenetelének vezérigazgatójának asszisztense elmondja, miért:

chelsea-hnat„Az adminisztratív asszisztensek egyedülálló helyzetben vannak ahhoz, hogy polihisztorok legyenek - munkakörnyezetük sokféle aspektusáról tudnak, és a problémamegoldás módjának tekintik őket.

Minél jobban képesek hatékonyan elhárítani a problémákat, annál értékesebbé válnak a helyzetükben, mert mindent gördülékenyen tartanak. ”

A kreativitás és a rögtönzés képessége Hnat szerint szükséges része az egyenletnek bármilyen méretű vállalatnál.

chelsea-hnat'Ezt látom mind a kis, mind a nagyvállalatoknál, de egy olyan kisvállalkozásnál, mint az enyém, ezeknek az adminisztrációs képességeknek a hatása monumentális és valóban észreveszi Önt.'

3. Megfelelő etikett

Az adminisztrátorok minden nap kapcsolódnak az emberekhez. Mindenféle ember.

Mint az irodavezetők , Az adminisztrátorok egyike annak a kevés embernek a társaságban (kivéve talán a vezérigazgatót vagy a HR vezető személyzetét), akik minden szinten foglalkoznak alkalmazottakkal.

Természetesen ez nem korlátozódik a belső interakciókra. Az adminisztrátori szerep szinte mindig előre néz. Ha Ön rendszergazda, akkor gyakran az osztály vagy az ügyvezető kapuja, bejövő hívásokat kezel, eladókhoz fordul vagy közvetlenül más vállalatok magas szintű végrehajtóival beszél.

Ezért olyan fontos a jó modor és az illemtan. Elizabeth White-Peters adminisztrátor elmagyarázza, elmondva nekünk, hogy a modor „elveszett művészet, amely számos kihívást jelentő körülményen keresztül vezet”.

White-Peters szerint a modor művészetének elsajátításának egyik titka a hallgatás. Ő mondja,

erzsébet-fehér-peters'[A] rockstar [admin] nemcsak a szavakat hallgatja, hanem a hangnemet és a testbeszédet is, hogy a sorok között olvashasson.'

Itt van egy példa arra, hogy mit ért:

erzsébet-fehér-peters'A telefon csörög. Súlyosbított hang, amely a menedzserrel való beszélgetést követeli. Miközben mosolyog és udvarias, az adminisztrátor gyorsan felméri a helyzetet. A vállalati kultúra alapján több művelet történhet: jegyzetelhet és biztosíthatja a hívót, hogy továbbadják, visszatarthatja a hívót, és meghatározhatja, hogyan szakítsa meg a menedzsert / továbbítsa a hívást, vagy megpróbálhatja közvetlenül oldja meg a kérdést.

A nyelv és a hangnem meghallgatásával meghatározható, hogy mely műveleteket tegye. Az udvarias kommunikáció minden egyes lépése megnöveli a helyzet kezelésének lehetőségét a legjobb eredmény elérése érdekében a hívó és a menedzser számára.

A „kérem” és a „köszönöm” figyelmét mindkettő észreveszi. Tapasztalat alapján az admin megtanulja a menedzsertől, hogy mi működött jól, és így tudja, hogyan kell kezelni a következő esetet. '

A rendszergazdáknak kiderül, hogy magas érzelmi intelligencia-képességre van szükségük, és arra, hogy képesek legyenek olvasni embereket és ennek megfelelően reagálni.

Négy. Az érzelmi intelligencia

Az érzelmi intelligencia az érzelmek megértésének - sőt befolyásolásának - képességét jelenti önmagunkban és másokban. A legsikeresebb adminisztrátorok érzelmi intelligenciával rendelkeznek. A következő ok:

  • Az érzelmi intelligencia megkönnyíti az emberekkel a munkát. A mások érzelmeire hangolódó adminisztrátorok jobb eredményeket érnek el a tárgyalások és más interakciók során. Az érzelmi intelligencia jobb eredményeket jelent minden emberrel és minden helyzettel való bánásmódban, ezáltal kötelező ismeretekkel rendelkezik az adminisztrátorok számára, akiknek munkát kell kérniük, munkát kell végezniük és tárgyalniuk kell ról ről tonna emberrel dolgozzon.
  • Az érzelmi intelligencia segít az embereknek kezelni mások érzelmeit. Ez az olvasási képesség segíti az adminisztrátorokat a főnökök és más kulcsfontosságú munkatársak igényeinek előrejelzésében. Például annak kitalálása, hogy a főnök elégedetlen egy jelentéssel, egy ambiciózus rendszergazdának lehetőséget ad arra, hogy kegyelmet nyerjen a beszélgetés átirányításával vagy újrarendezésével.
  • Az érzelmi intelligencia szellővé teszi a konfliktusok megoldását. Megértés az érzelmek megkönnyítik az érzelmekkel való foglalkozást, még a negatívumokat is. És az érzelmek kezelésének ismerete megadja az adminisztrátoroknak az esetleges konfliktusok megoldásának eszközeit.
  • Az érzelmi intelligencia megkönnyíti a stressz kezelését. Az érzelmileg intelligens adminisztrátorok felismerhetik saját stresszük jeleit, és rájönnek, hogy itt az ideje egy meditációs szünetnek.

5. Előrelátás és várakozás

A legjobb rendszergazdáknak nem kell megmondani, mit tegyenek. Előre látják a megoldást, mielőtt a probléma még problémává válna. Ezek az adminisztrátorok szuper segítőkészekből nélkülözhetetlenné válnak, a titkos fegyverfőnökök egyszerűen nem tudnak nélkülük élni.

Kelly Todd EA-ként kezdte pályafutását, két execéget támogatva egy HGTV-alapú produkciós vállalatnál. Gondolataiban az volt, hogy képes előre látni, valóban ragyogni kezdett.

kelly-todd-idézet„A részletekre való odafigyelés valóban messzire visz, mert ezek a végrehajtók tökéletességet követelnek, és amilyen szépek lehetnek, azt akarják, hogy a dolgokat jól csinálják, és az Ön feladata ... az, hogy megkönnyítse az életüket.

Ha egy lépéssel maradhat a főnök előtt, például: „Vállaltam a foglalást, mert látom a naptárban, hogy blokkolva van.”

Ez a várakozás és az a fajta felkészültség felettük valóban kiemelni fogja őket velük….

A [Rendszergazda] lehet az Exec legjobb barátja, és ha egy lépéssel előttük gondolkodnak, akkor ki fogsz tűnni. '

A Chelsea Hnat egyetért azzal:

chelsea-hnat'Mivel munkájuk egy vállalaton belül nagyon sokféle szempontot érint, egyértelműen képesek megjósolni a lehetséges kihívásokat és eredményeket.'

6. Multitasking

A múltban ezt vitattuk a multitasking a termelékenységet romboló mítosz . Az agyunk nincs arra csatlakoztatva, hogy egyszerre több, mint egy magas szintű feladatot hajtson végre, ezért a legjobb stratégia az, hogy prioritásként kezeljük és egyesével kiütjük őket.

Javasoljuk egy olyan szoftver használatát, mint a hétfő.com napi feladatok létrehozásához, nyomon követéséhez és figyelemmel kíséréséhez. Van egy ingyenes próba, amelyre regisztrálhat itt .

És bár ez nagyrészt igaz - ne próbáljon meg pénzügyi modellt írni, miközben például értékesítési hívásban van -, az Admin néhány fő feladata megköveteli tőlük, hogy egyszerre üssék ki a feladatokat.

Ez azért van, mert a nagyobb, stratégiai felelősség mellett az olyan feladatok, mint az iktatás vagy az ütemezés, továbbra is gyakran az adminisztrátorok feladata. Nagy előny, hogy ezeket gyorsan vagy egyidejűleg el tudjuk végezni. A legjobb rendszergazdák ezt könnyedén elvégzik.

Stephanie Merritt, a Bonitz adminisztratív asszisztense elmondja:

hogyan lehet jó adminisztratív asszisztens

stephanie-merritt„Az adminisztrációs asszisztens legfontosabb képessége a többfeladatos képesség. Tudom, hogy általában néhány dolog folyik egyszerre, és képesnek kell lennem egyszerre mindkettőt megtenni.

Például: szállodai szobákat kell készítenem alvállalkozóinknak, miközben telefonálok, válaszolhatok e-mailekre, vagy elvégezhetek néhány papírmunkát.

7. Alkalmazkodóképesség

Amint azt már korábban megjegyeztük, az Adminisztrátor feladatai széles és változatosak. Gyakran ez azt jelenti, hogy képes megállni egy filléren és elfordulni egy teljesen független projekt felé. A dolgok gyorsan változnak, és a legjobb rendszergazdák könnyedén reagálhatnak és alkalmazkodhatnak.

Például, ha a főnök hirtelen felfed egy spontán utat, amely az elkövetkező két hétre elküldi őt az irodából, rendszergazdájának cselekednie kell, tisztáznia kell ütemtervét, miközben hatékonyan kell kommunikálnia az összes érintett féllel, hogy elkerülje a sérült érzéseket és a zúzott egókat . Ebben a helyzetben nincs idő stresszelni és órákat tölteni a tennivalók eldöntésével.

Itt van ismét Merritt, hogy elmagyarázza:

stephanie-merritt„A másik legjobb képesség egy pillanat alatt képes lenne megváltoztatni azt, amin dolgozol. Lehetek valaminek a közepén, és a főnököm besétál, és azt mondja, hogy most szüksége van valamire, le kell állítanom, amit csinálok, és meg kell tennem, amit kért tőlem, majd vissza kell állnom a pályára, amit csináltam, mielőtt jött. látni engem.'

Ez egy kulcsfontosságú pont - nem csak a feladatok gyors váltásáról, hanem arról is, hogy a visszaváltás után vissza tudjunk állni a helyes pályára. Végül is nagyon kevés az, amit egy Admin megtesz, ami nem fontos.

8. Aprólékos szervezés

Lehet, hogy nem gondolkodó, de nagyon fontos. Amikor rengeteg különböző projekten dolgozik, akkor nincs szervezési hiánya miatt ideje pazarolni a sokszorosító munkát. Ráadásul a szervezés segít csökkenteni a stresszt, és megakadályozza, hogy a fontos munka szó szerint és átvitt értelemben is „átesjen a repedéseken”.

Amikor szervezettségedről van szó, Stephanie Merritt azt állítja, hogy egyetlen szabály létezik - bármi is működik az Ön számára:

stephanie-merritt„Nincs két egyformán dolgozó ember. Szeretek befejezni egy projektet, mielőtt mással kezdenék. De ez nem mindig lehetséges, ezért emlékeztetőket kell mondanom, hogy mondjam el, hogy fejezzem be az első projektet, amin dolgoztam.

Mindenkinek megvan a maga szervezési képessége, és tudja, hogy mi a legjobb a számára. Látó ember vagyok. Sokat használom a naptárat. A padlón is vannak dolgok, így mindent tudok lépést tartani.

Egy lány, akivel dolgozom, halmokat használ az asztalán, így biztos lehet benne, hogy készen áll. '

Bármi legyen is a módszer, a szervezet mindenképpen kötelező adminisztrátori készség.

(- Többet ne csináljon Az asszisztens - az első számú ingyenes heti hírlevél, amelyet asszisztensek készítettek az asszisztenseknek.)

9. „Szolgai szív”

Először Robert Greenleaf találta ki a „ szolga-vezető ”Későn került be a vezetői lexikonba. Olyan vezetési stílusra utal, amely mások jólétét helyezi az első helyre. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a személyes és szakmai fejlődésre kell összpontosítani, és figyelemmel kell kísérni az ember legfőbb felelősségét a csapat sikerének támogatására.

Ez a „szolgáltatás” gondolata ugyanolyan fontos az adminisztrátor szerepében, mint a vezető szerepben.

valerie-gomez'Ez nagyon fontos. Egy rockstar ügyvezető vagy adminisztratív asszisztens AKARJA szolgálni vezetőjüket - legyen az a feladat nagy vagy kicsi. Egy erős adminisztrátor tudja, hogy azáltal, hogy elősegíti főnöke céljainak elérését, el fogják érni a sajátjukat is. ”

-Valerie Gomez, az ADP adminisztratív asszisztense

A nagy rendszergazdák önzetlenek, és tudják, hogy hajlandóságuk a csapatba való bejutásra segít biztosítani a csapat és a saját sikerét is.

10. Találékonyság

Az improvizáció, a talpon való gondolkodás és a légy megoldásának előkészítése az egyik legfontosabb tulajdonság, amelyet az adminisztrátor felvehet. Valerie Gomez elmagyarázza, miért:

valerie-gomez- Még nem kellett koordinálnom egy olyan eseményt, amely gond nélkül megy, függetlenül attól, hogy mennyire aprólékosan tervezem. Legyen az utolsó pillanatban változás a létszámban, amelyre már költségvetést szánt, vagy a rendszer hibája van a monitor kijelzőjén 5 perccel azelőtt, hogy főnöke bemutatója élőben indulna.

Képesnek kell lennie arra, hogy talpon gondolkodjon - bármi is legyen a probléma, egy rockstar admin megtalálja a megoldást! ”

Elizabeth White-Peters egyetért abban, hogy a találékonyság kulcsfontosságú tulajdonság, mondván:

erzsébet-fehér-peters„Úgy látom, hogy az AA-k vállalati MacGyver-ként (emlékszel arra a 90-es évekbeli műsorra?), Akiknek mindenben van kezük, képesek kreatívan megoldani a problémákat, és képesek korán feltenni a megfelelő kérdéseket, hogy megakadályozzák az esetleges réseket projektek vagy váratlan kihívások. ”

11. Szemcsés

Mindannyian ismerjük Murphy törvényét - minden, ami rosszul sülhet el, rosszul fog történni.

Nos, az üzleti világ nem mentes - messze van tőle. Aki valaha vezetett egy projektet, tudja, hogy a kihívások elkerülhetetlenek.

Ugyanez vonatkozik az Adminisztrátor szerepre is. Valamikor a dolgok oldalra fognak menni. A szerverek összeomlanak, a telefonrendszerek leállnak, az eladók pelyhesek, a járatokat törlik, az emberek kilépnek.

Ez nem csak a leleményességről szól. Arról van szó, hogy elég erős legyen ahhoz, hogy kiálljon bármilyen helyzetben. A rockstar Admin nem omlik össze nyomás alatt. A legjobbak kitartanak, felállnak az alkalomra, és elvégzik a munkát. Ez igaz szemcsésség.

A rendszergazdák a következőképpen tudják kifejleszteni az igazi szemcsét, amelyet néha rugalmasságnak is neveznek:

  • Társasági élet a munkatársakkal. A társasági élet során oxitocin szabadul fel, amely csökkenti a stresszre való hajlamot.
  • Tanácsot kérni. Néha csak egy másik nézőpontra van szükségünk ahhoz, hogy túléljük a durva időket.
  • A gondolkodásmódra összpontosítva. Az emberek csak azt az objektívet vezérelhetik, amelyen keresztül látják a világot, de egyszerű nézőpont-változtatással megváltoztathatják nézőpontjukat negatívról pozitívra.

12. Hatékony kommunikáció

Nincs olyan típusú kommunikáció, amelyhez az adminisztrátorok ne nyúlnának. Meg kell érteniük telefonon, jó e-maileket kell írniuk és bizalmat kell vetíteniük, amikor minden szinten négyszemközt beszélnek az alkalmazottakkal. Gyakran vállalati szintű közleményeket kell írniuk, vagy akár össze is kell állítaniuk vizuális bemutatók főnökük nevében.

Nem számít, mi a közeg, kommunikációjuknak egyértelműnek kell lenniük , közvetlen és tömör. Ez különösen igaz a rendszergazdákra, akik szorosan együttműködnek a vezetőkkel. A vezérigazgatók és más vezető vezetők nem akarnak széthúzást, kócoskodást vagy bármilyen másfajta kifutást - akarják hatékony kommunikáció ez igaz a lényeghez.

A leghatékonyabb módszer megtanulása elkülöníti a jó rendszergazdákat a nagyoktól.

Virtuális asszisztens szolgáltatások A rendszergazdák, akik a kommunikációs készségeket szeretnék élesebbé tenni, segítséget nyújthatnak egy áttekintő cimborának. Ez a személy készen áll az ellátásra alkalmi visszajelzés a személyes szkriptekről, e-mailekről és bármi másról. Nem végeznek mélyreható felülvizsgálatot; egyszerűen olyan területeket határoznak meg, amelyeknek nincs értelme.

Néhány adminisztrációs kör után is az adminisztrátorok különböző utakat fognak látni a kommunikáció egyértelműségének fokozása érdekében.

13. Tech Savviness

A rendszergazdák és a technológiák manapság együtt járnak. Ez már nem csak az e-mail - a rendszergazdák várhatóan jártasak az integrált alkalmazások és platformok széles skálájában.

Olyan kommunikációs alkalmazásokról beszélünk, mint a Slack, a naptárrendszerekről Calendly , számlázási rendszerek, utazási foglalási platformok, HR rendszerek, mint pl TriNet , vagy a munkavállalói elköteleződéshez hasonló szoftver Quantum Munkahely , 15Öt vagy TINYpulse . (Olvassa el a Quantum Workplace félelmetes útmutatóját alkalmazotti elkötelező szoftver vásárlása .)

Ez egy csomó tech.

irreális 3. évad 2. rész

Ha rosszul mennek a dolgok, nem mindig támaszkodhat az informatikai személyzetre. Valójában kisebb vállalatoknál az Adminisztrátor valójában a defacto tech srác vagy gal. Ha újra tudja indítani egy összeomlott számítógépet, akkor ace a kritikai gondolkodási teszt , közzétesz egy blogbejegyzést a WordPress-ben, vagy akár csak újraindítja az internetet, az Admin Game-ben lábra került.

Tehát hogyan csiszolhatják az adminisztrátorok a műszaki hozzáértésüket? Kezdhetik a gyakran használt technikák listájának elkészítésével és annak azonosításával, hogy mely eszközökkel érzik magukat legkevésbé. Ezt követően a gyakorlat teszi tökéletessé. Javasoljuk, hogy minden nap zárjon le egy órát a különböző technológiákkal való kísérletezéshez, a rendszerek megismeréséhez és az eszközök böngészéséhez Segítség és Közösség oldalakat. Ezen oldalak közül sok rendelkezik kincses erőforrásokkal, amelyeket a legtöbb ember soha nem is keres; néhány oldalon még a nap 24 órájában rendelkezésre álló csevegőfelületek vagy telefonszakaszok is vannak, amelyeket műszaki szakértők vezetnek, és amelyek minden kérdésre válaszolhatnak. Amikor a következő nagy technikai nehézség felmerül, a nagy javítás ugyanolyan egyszerű lehet, mint tudni, merre kell menni, hogy segítséget kapjon gyorsan.

14. Nagykép gondolkodás

A megbízható adminisztrátorok gyakran de facto tanácsadók a felső vezetés számára. Új ötletek hangzó táblájaként szolgálhatnak, új folyamatokat javasolhatnak, vagy akár mérlegelhetik a felvételi döntéseket.

A legjobb rendszergazdák értékes betekintést nyújtanak azáltal, hogy ajánlásokat tesznek a vállalat üzleti tevékenységének és kultúrájának megértésén alapulva. Fontos tudni, hogyan kell gondolkodni a dolgokon egy nagyobb egész összefüggésében.

A nagyképű gondolkodás úgy hangozhat, mint a legjobban a világ látnokaira bízott dolog, de valójában mindenki művelheti az előre gondolkodás képességét. Fontolja meg a vezetést. A jó védekező vezetés során előre pásztázni kell, hogy merre vezet az út. Ugyanez a technika vonatkozik az elvont fogalmakra, például a vállalati célokra. Milyen utat vezet a cége számára a ma tett lépéseivel? Milyen akadályokkal számolhat szembe? Miután képes ezeket a dolgokat vizualizálni, felkészülhet rájuk.

15. Figyelem a részletekre

Ha a nagyképű gondolkodás számít, akkor a flipide is igaz. A részletek fontosak az adminisztrátor munkájában, és elengedhetetlen, hogy élesen figyeljenek rájuk.

Gondoljon bele - sok, amit egy rendszergazda csinál, az viszonylag nagy tét. Ha nem kapja meg ezt az exec-et egy járaton, akkor előfordulhat, hogy nem tudja lezárni azt a következő finanszírozási kört, amelyre a vállalatnak szüksége van a lámpák világításához.

Ha nem kap egy finom ügyfelet időben és megfelelő összegért, akkor megfordulhat, és beperelheti a cégét. Vagy ami a legrosszabb ... a részedről való téves hiba miatt a főnöke rosszul néz ki.

A minőségellenőrzés a részletekről minden rendszergazda számára nagy előny.

16. Prioritás

A rangsorolás művészetén keresztül az adminisztrátorok átalakíthatják a tennivalók listáját felbecsülhetetlen teljesítmények listájává. A „küldetéskritikus feladatok” és a „várakozó feladatok” megkülönböztetésének képessége kifogástalan ítélőképességet, vezetői képességeket és a vállalati értékekhez való igazodást mutat be. A legjobb az egészben, hogy a prioritások kiemelik a kompetenciát, bizalmat keltve a vezetőkben, akik el vannak ragadtatva attól, hogy nem kell kezet fogni.

A rangsorolás a nyugalom megőrzésének kulcsa is lehet, miközben egy feladatlistával szembesül, amely szorozódik a másodikkal. A fókusz hiánya ezekben a helyzetekben pánikhoz vezet, és a pánik megöli a termelékenységet. Ha közvetlenül belemerül néhány kritikus feladatba, és elenyésző feladatokat terjeszt, akkor az elsőbbségi munkafolyamat mozog, miközben csökkenti a mindent elkövetni próbáló stresszt.

Az adminisztrátorok növelhetik a prioritás-készítési készségeket, ha az ülések és az alkalmi csevegések során figyelmesen meghallgatják a különböző feladatok hátterét, és jobban megítélik azok fontosságát. Azt is javasoljuk, hogy nézze át a tennivalók listáját és kérdezze meg: „Mit befolyásol ez?” Az igazi prioritások hamarosan megjelennek.

(- Többet ne csináljon Az asszisztens - az első számú ingyenes heti hírlevél, amelyet asszisztensek készítettek az asszisztenseknek.)

Reméljük, megtanulja, hogyan fejlesztheti az adminisztratív asszisztens készségeit, amelyek a következő szintre viszik! Szóval mit mondasz neked? Legendás rendszergazdának tartja magát? Melyik a kedvenc adminisztrációs asszisztens-tippje és trükkje? Ne légy félénk, tudassa velünk az alábbi megjegyzésekben.